재고 시스템을 도입할 때 가장 먼저 부딪히는 갈림길이 재고 SaaS vs 맞춤 ERP 예요. 월 구독으로 바로 쓰는 재고 SaaS가 있는데 왜 맞춤 개발을 하느냐는 질문은 정당해요. 답은 "업무 규칙이 얼마나 특수한가"에 달려 있어요. 케이터링 식자재 ERP를 맞춤으로 만든 실제 사례를 기준으로 그 선택 기준을 풀어볼게요.
재고 SaaS vs 맞춤 ERP, 언제 SaaS로 충분한가
재고 SaaS vs 맞춤 ERP를 가르는 첫 기준은 업무의 표준성이에요. 결론부터 말하면, 업무가 표준적이라면 재고 SaaS가 거의 항상 정답이에요. 입고·출고·현재고·발주점 알림 같은 기본 재고 관리는 이미 성숙한 SaaS가 잘해요. 직접 만들면 오히려 손해인 경우가 많죠. 아래 조건에 대부분 해당하면 SaaS를 먼저 검토하세요.
- 품목이 사는 단위와 쓰는 단위가 같다(환산이 거의 없다)
- 재고를 줄이는 규칙이 단순하다(판매 = 차감)
- 정산·급여가 외부 회계 도구로 이미 처리된다
- 남들과 크게 다르지 않은 표준 업무 흐름이다
이 경우 맞춤 개발은 "바퀴를 다시 발명하는" 일이 돼요. 초기 구축 비용과 유지보수 부담을 스스로 떠안는 셈이라, SaaS 구독료가 훨씬 싸고 안전해요.
맞춤 ERP가 유리해지는 순간
반대로 업종 특화 규칙이 SaaS의 틀 밖으로 삐져나오기 시작하면 맞춤이 유리해져요. SaaS는 "많은 회사의 공통분모"에 맞춰져 있어서, 우리 업무만의 규칙은 커스텀 필드나 편법으로 우겨넣게 되고, 그러다 보면 시스템이 업무를 돕는 게 아니라 업무가 시스템을 떠받치게 돼요.
케이터링이 딱 그런 경우였어요. 세 가지 규칙이 SaaS 틀에 들어가지 않았어요.
| 특화 규칙 | 무엇이 다른가 | SaaS로 어려운 이유 |
|---|---|---|
| 레시피 BOM | 주문은 메뉴 단위, 재고는 재료 단위 | 메뉴→재료 자동 산출·합산 로직이 표준 SaaS에 없음 |
| 단위 환산 | 박스로 사서 개수로 씀 | 재고/사용 단위 분리와 환산율을 강제하기 어려움 |
| 3종 정산 세율 | 매출·인건비·협력사가 각기 다른 공제 | 유형별 세율·확정 불변성을 외부 도구로 재현하기 어려움 |
이 규칙들은 자재명세서(BOM) 자동산출과 재고 단위 환산에서 자세히 다뤘는데, 하나같이 "이 업종이라서 이렇게 계산한다"는 도메인 지식이 코드로 박혀야 하는 것들이에요. 이런 규칙이 늘어날수록 SaaS 커스터마이징 비용이 맞춤 개발 비용을 넘어서는 지점이 와요.
흔한 신호가 있어요. SaaS를 쓰는데 정작 핵심 계산은 여전히 별도 엑셀에서 돌리고 있다면, 그건 SaaS가 그 업무를 못 담고 있다는 뜻이에요. 예를 들어 재고 SaaS에 품목을 넣긴 했는데 "박스를 개수로" 환산은 매번 손으로 하고, 레시피 소요량은 다른 시트에서 계산해 붙여넣고 있다면, SaaS는 저장고 역할만 할 뿐 업무를 자동화하지 못하는 거죠. 커스텀 필드를 늘리고 편법 수식을 쌓는 것도 같은 신호예요. 시스템이 업무를 돕는 게 아니라, 업무가 시스템의 한계를 메우고 있는 상태니까요.
비용도 구독료만 보면 안 돼요. SaaS는 초기 비용이 낮지만, 안 맞는 부분을 사람이 메우는 시간과 실수 비용이 매달 조용히 쌓여요. 맞춤은 초기 구축 비용이 크지만 그 규칙이 자동화되면 반복 비용이 줄죠. 그래서 판단은 "구독료 대 개발비"가 아니라 "총소유비용(TCO) 대 총소유비용"으로 봐야 해요. 특화 규칙이 업무의 중심일수록 맞춤의 총비용이 유리해지는 경향이 있어요.
선택 기준을 3가지 질문으로
재고 SaaS vs 맞춤 ERP를 판단하는 실무 기준은 세 질문으로 좁혀져요.
- 규칙의 특수성: 우리 업무 규칙이 남들과 얼마나 다른가? 표준에 가까우면 SaaS, 특수하면 맞춤.
- 연결의 범위: 재고만 필요한가, 아니면 주문·재고·정산이 한 흐름으로 이어져야 하는가? 여러 모듈이 서로를 트리거해야 하면 맞춤이 유리.
- 변경의 주체: 규칙이 바뀔 때 개발자를 부를 수밖에 없는가, 운영자가 직접 바꿔야 하는가? 후자라면 데이터로 규칙을 다루는 맞춤 설계가 필요.
케이터링 사례는 세 질문 모두 맞춤 쪽이었어요. 규칙이 특수하고, 주문 한 건이 재료·재고·정산까지 이어져야 하며, 레시피·세율이 수시로 바뀌었거든요. 참고로 "고객마다 다른 규칙"을 데이터로 다루는 접근은 고객사마다 다른 스키마 다루기에서, 근무 기록이 정산으로 이어지는 연결은 근무 시간이 시급·정산으로 자동 흐르게에서 이어집니다.
섞어 쓰는 것도 답이다
꼭 양자택일은 아니에요. 표준적인 부분(회계·전자결재)은 SaaS에 맡기고, 업종 특화 핵심(레시피 BOM·정산 규칙)만 맞춤으로 만들어 붙이는 하이브리드가 현실적인 답인 경우가 많아요. 중요한 건 "우리 업무의 어느 부분이 진짜 특수한가"를 먼저 가려내는 거예요. 그 판단이 서면 재고 SaaS vs 맞춤 ERP는 감이 아니라 기준으로 고를 수 있어요.
자주 묻는 질문
재고 SaaS와 맞춤 ERP 중 무엇을 골라야 하나요?
업무 규칙이 표준적이면 재고 SaaS가 대부분 정답이고, 업종 특화 규칙이 많아 SaaS 틀에 우겨넣게 된다면 맞춤 ERP가 유리합니다. 규칙의 특수성, 모듈 간 연결 범위, 규칙을 바꾸는 주체 이 세 가지로 판단하면 감이 아니라 기준으로 고를 수 있어요.
업종 특화면 무조건 맞춤이 나은가요?
특화 규칙이 있어도 그 부분이 작으면 SaaS의 커스텀 기능으로 충분할 수 있어요. 맞춤이 유리해지는 건 특화 규칙이 여러 개이고, 그것들이 주문·재고·정산처럼 서로 이어져야 할 때예요. 특화 규칙이 시스템의 중심인지 곁가지인지를 먼저 보세요.
처음부터 전부 맞춤으로 만들어야 하나요?
아니요. 표준 업무는 SaaS에 맡기고 업종 특화 핵심만 맞춤으로 만들어 붙이는 하이브리드가 현실적인 경우가 많습니다. 어느 부분이 진짜 특수한지 가려내면 맞춤 개발 범위를 꼭 필요한 곳으로 좁힐 수 있어요.